Een solide basis
ICT vormt een solide basis onder nauwe samenwerking tussen Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen
De ambtelijke fusie van drie gemeenten is organisatie-technisch al een behoorlijke kluif. En dan moet je ook nog eens zorgen dat ook op ICT-gebied alles optimaal geregeld wordt. In nauwe samenwerking met Equalit zorgde de ABG-Organisatie voor een solide backbone die het technisch fundament vormt onder de nauwe samenwerking tussen de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen.
De vraag
De medewerkers van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen werken vanaf 1 januari 2016 samen in één ambtelijke organisatie: de ABG-organisatie. Elke gemeente beschikt over een eigen gemeenteraad, ondersteund door hun eigen griffier, een eigen college van burgemeester en wethouders en een eigen burgemeester. De ABG-organisatie levert alle producten en diensten aan deze drie gemeenten. ICT is daar een belangrijk onderdeel van.De drie gemeenten zetten in op een efficiënt werkende organisatie. Door samen te werken verbeteren ze hun dienstverlening, is de organisatie minder kwetsbaar en realiseren ze kostenbesparingen. Op het moment dat de samenwerking van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen in beeld kwam, was meteen helder dat ICT de ruggengraat zou gaan vormen. Deze ruggengraat moest vanaf dag één staan als een huis. Daarom ging de organisatie op zoek naar een partij die de organisatie kon ondersteunen bij het creëren en beheren van een nieuwe, duurzame IT-infrastructuur.
Drie heldere eisen
Bij het zoeken naar een geschikte ICT-partner die bij kon dragen aan het leveren van een krachtig ICT-platform waren uptime, kwaliteit en veiligheid uiteraard van groot belang. Daarnaast stonden nog drie andere zaken hoog op het lijstje van de ABG-organisatie.
Tijd- en plaatsonafhankelijk werken
Medewerkers van de drie gemeenten moesten altijd en overal bij hun applicaties, systemen en gegevens kunnen.
Operationeel op 1 januari 2016
Later live gaan was geen optie.
Hoge kwaliteit tegen een goede prijs
In combinatie met een duidelijk beeld van de investeringen op korte en lange termijn.
Samenwerken
“De samenwerking met Equalit is prettig”, stelt Pierre Kop. “Je merkt in álles dat Equalit geen standaard marktpartij is die vooral door winst wordt gedreven.” Kop vindt het prettig dat Equalit een samenwerkingsverband van gelijkgestemde deelnemers is. “Inmiddels zijn we op álle niveaus bij Equalit betrokken; zowel strategisch, tactisch als operationeel.”De samenwerking binnen het project ging soepel. “Natuurlijk was het even spannend tijdens het migratieweekend toen de nieuwe hardware binnen werd gedragen en we overgingen op de nieuwe omgeving. Ze organiseerden het heel professioneel. Het was een bijna militaire operatie.”
Ook de aanloop naar de live-gang verliep prettig. “We hebben dit project met een klein team uitgevoerd. In totaal telde het team vijf mensen van de drie deelnemende gemeenten. Equalit deed de rest. Daardoor konden we ons helemaal toeleggen op de ambtelijke fusie. Omdat we weinig tijd aan ICT hoefden te besteden, konden we ons maximaal op de nieuwe organisatie richten. Equalit heeft ons volledig ontzorgd op ICT-gebied.”
Totaal verschillende werelden
Pierre Kop, Domeinmanager Klant bij de ABG-organisatie, was vanaf het begin bij dit project betrokken. “De gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau waren al lid van Equalit maar hadden hun ICT nog niet geharmoniseerd. De gemeente Gilze en Rijen had een eigen ICT-omgeving. Toen de samenwerking in beeld kwam, zijn we gaan kijken wat we met onze ICT-omgevingen gingen doen en wie ons daar het beste bij zou kunnen begeleiden. Equalit kwam als beste optie uit de bus. Met Equalit wisten we precies wat we in huis haalden en wat het ons ging kosten. Van die beslissing hebben we geen spijt gehad.”De werelden voor en na 1 januari 2016 zijn totaal verschillend. Kop: “Het is alsof je jaren in een oude auto hebt gereden en opeens in een nieuwe BMW stapt. Het gaat snel. Je hebt allerlei nieuwe software zoals Microsoft Office 2016 tot je beschikking. Een van de grootste voordelen vind ik dat de nieuwe omgeving flexibel werken faciliteert. Het is heel makkelijk voor collega’s om te wisselen van werkplek maar ook van werklocatie. Ook thuiswerken is geen probleem. Je hoeft alleen maar in te loggen op de Equalit desktop en je kunt aan de slag. Deze flexibiliteit maakt het voor ons bovendien veel makkelijker om onze klanten op te zoeken en onze diensten naar de dertien kernen van ABG te brengen. ”
De ABG-organisatie heeft niet alleen het ICT-platform uitbesteed, maar ook de hardware. en het onderhoud van die werkplekken wordt door Equalit georganiseerd. “We hebben ál onze ICT uitbesteed”, stelt Kop. Het eindresultaat mag er zijn, ook financieel. “Als je naar het landelijk gemiddelde kijkt, ligt het gemiddelde prijspeil voor ICT op ongeveer 65 euro per inwoner. Wij zitten 5 tot 6 euro onder dat gemiddelde. Tegelijkertijd durf ik te stellen dat wij als relatief klein samenwerkingsverband nu een ICT-infrastructuur hebben van bovengemiddelde kwaliteit, vergelijkbaar met de omgevingen van gemeenten van meer dan 100.000 inwoners.”
Onze oplossing
Equalit heeft voor ABG een ICT-landschap gecreëerd waarbinnen álle applicaties en systemen draaien die de drie samenwerkende gemeenten nodig hebben. Sommige applicaties – de Basisregistraties Personen bijvoorbeeld – draaien op een apart, gemeentespecifiek platform. Andere, meer generieke applicaties zijn beschikbaar voor álle medewerkers van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Elke medewerker heeft toegang tot z’n eigen virtuele desktop waarop de juiste applicaties beschikbaar zijn. De omgeving wordt volledig gehost, beheerd en onderhouden door Equalit.
Resultaat
Dankzij het ICT-landschap van Equalit heeft de ABG-gemeenten de volgende resultaten behaald:
