Case overzicht

Gemeente Steenbergen sluit aan bij Equalit

Gemeente Steenbergen maakt vliegende start met eigentijdse en toekomstbestendige IT-omgeving

Gemeente Steenbergen wil zich beter organiseren op IT-gebied. Lang niet alle werkzaamheden gebeuren digitaal en veel processen leunen op individuele kennis van medewerkers. Om op IT-gebied toekomstbestendig en minder kwetsbaar te worden, sloot de gemeente zich aan bij Equalit.

De vraag

“Onze eigen IT-afdeling was klein. We hadden alles in eigen beheer, en de lijnen waren heel kort. Dat liep eigenlijk prima. Maar op IT-gebied waren we best kwetsbaar, en waren onvoldoende geëquipeerd om ontwikkelgericht met ons IT-landschap om te gaan”’ stelt Huib de Korte, directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening bij gemeente Steenbergen. “Daarbij werkten we lang volgens een soort hybride model; brieven kregen we digitaal binnen, die werden vervolgens uitgeprint en op papier afgehandeld en tenslotte weer gescand om digitaal te bewaren. Daar willen we vanaf. Om de stap naar volledige digitalisering te maken en onze IT minder kwetsbaar en meer toekomstbestendig te maken besloten we ons aan te sluiten bij Equalit.”

Uitgangspunten

“De gemeente Steenbergen had samen met Equalit een grote ambitie om de migratie van Steenbergen naar de omgeving van Equalit binnen relatief korte tijd te laten plaatsvinden. Daarbij kregen we in het voorjaar van 2019 te maken met het coronavirus en daarmee gepaard gaande maatregelen. Hierdoor moest de overstap naar Equalit grotendeels op afstand gebeuren.” Bij deze uitdaging waren voor Steenbergen een paar eisen van belang:

Geen belemmering van primaire processen

De primaire processen voor de dagelijkse besturing van de gemeente mochten geen hinder ondervinden van de migratie, zodat medewerkers, bestuurders én inwoners geen hinder ervaren.

Werken op afstand

Vanwege de plotse COVID-19-crisis moesten medewerkers in versneld tempo thuis kunnen werken. De migratie mocht het al bestaande thuiswerk niet belemmeren en diende tegelijkertijd thuiswerk met prioriteit te ondersteunen.

Duidelijke stappen naar digitalisering

De migratie naar Equalit dient direct vervolgd te worden door een duidelijk stappenplan naar optimale digitalisering van processen en meer datagedreven werken, om zodoende tijdig financiële middelen te kunnen reserveren.

Samenwerken

“De softwareapplicaties die we nog wilden gebruiken, zijn succesvol gemigreerd van onze on-premise omgeving naar de omgeving van Equalit”, legt Huib de Korte uit. “En er zijn nu 83 mobiele werkplekken live en ongeveer 180 vaste werkplekken. Onze medewerkers kunnen ook allemaal thuiswerken. Iedereen werkt met de nieuwste versie van Office” De Korte kijkt tevreden terug op de implementatie. “Het was best spannend, want als de primaire processen niet direct goed verliepen, hadden we een probleem. Gelukkig ging alles goed en konden alle medewerkers na de implementatie direct aan de slag.” Inmiddels is de gemeente Steenbergen bezig met een roadmap. De behoeftes voor verdere digitalisering worden per taakveld in beeld gebracht. Van elk proces wordt nauwkeurig bekeken hoe en in welk tijdsbestek het gedigitaliseerd kan of moet worden. Hierbij wordt aangesloten bij ambities van Equalit en wordt zoveel als mogelijk tegemoet gekomen aan de uniformering van het samenwerkingsverband. “Digitaliseren gaat ons helpen efficiënter te werken, onze bedrijfsvoering te verbeteren en betere dienstverlening te leveren, zowel naar binnen als naar buiten”, aldus De Korte. Goede servicedesk een groot voordeel
“De samenwerking met Equalit verliep tijdens de implementatie heel open en prettig”, vertelt De Korte. “En dat is nog steeds het geval. Je merkt goed dat zij de stap van beheerorganisatie naar ontwikkelpartner aan het maken zijn. Daar zijn ze af en toe nog zoekende in, maar dat wordt openlijk besproken. En ik zeg ‘ze’, maar eigenlijk is het ‘wij’; want elke deelnemende gemeente is onderdeel van Equalit. Voor sommige medewerkers was de overgang best wel wennen; de knoppen zaten net iets anders. Na de migratie hadden de medewerkers van de gemeente Steenbergen geweldig veel aan de servicedesk van Equalit, herinnert De Korte zich. De Korte: “De servicedesk was voor Steenbergen tijdelijk opgeschaald, was bijna 24/7 bereikbaar en kwam snel met concrete oplossingen.”

Goede servicedesk een groot voordeel

“De samenwerking met Equalit verliep tijdens de implementatie heel open en prettig”, vertelt De Korte. “En dat is nog steeds het geval. Je merkt goed dat zij de stap van beheerorganisatie naar ontwikkelpartner aan het maken zijn. Daar zijn ze af en toe nog zoekende in, maar dat wordt openlijk besproken. En ik zeg ‘ze’, maar eigenlijk is het ‘wij’; want elke deelnemende gemeente is onderdeel van Equalit. Voor sommige medewerkers was de overgang best wel wennen; de knoppen zaten net iets anders. Na de migratie hadden de medewerkers van de gemeente Steenbergen geweldig veel aan de servicedesk van Equalit, herinnert De Korte zich. De Korte: “De servicedesk was voor Steenbergen tijdelijk opgeschaald, was bijna 24/7 bereikbaar en kwam snel met concrete oplossingen.”

Onze oplossing

Equalit verzorgde de migratie van de softwareapplicaties voor de primaire processen van gemeente Steenbergen naar de hostingomgeving van Equalit.

Met behulp van mobile devices kunnen medewerkers nu flexibel werken. Via telewerken werken medewerkers eenvoudig thuis of op een andere plek.

Ook helpt Equalit gemeente Steenbergen met de verdere digitalisering van hun processen door een praktische roadmap op te stellen en uit te voeren. Hierbij sluit Steenbergen zoveel als mogelijk aan bij de roadmap van Equalit.