Vier gemeentelijke organisaties vervangen hun zaaksysteem en leggen zo een stevig fundament onder digitale samenwerking

Het zaaksysteem vormt de kern van elke gemeentelijke organisatie. Het vervangen van zo’n systeem is een behoorlijk complexe operatie met veel bewegende delen en afhankelijkheden. Sinds de zomer van 2021 werken vier Equalit-deelnemers aan de vervanging van hun zaaksystemen. Dat doen ze allemaal tegelijk. Met die overstap leggen Hilvarenbeek, Oisterwijk, Oosterhout en de ABG Gemeenten (Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen) een stevig fundament onder een heel nieuwe manier van digitale samenwerking binnen hun organisaties.

Binnen de meeste gemeenten fungeert het zaaksysteem als de ruggengraat van de organisatie. De software faciliteert de gestroomlijnde afwikkeling van en informatievoorziening rondom allerlei gemeentelijke processen zoals de aanvraag van een vergunning of een paspoort. Het merendeel van de afdelingen en medewerkers werkt samen binnen het zaaksysteem. Een aantal leden van Equalit maakte al geruime tijd gebruik van het Green Valley Zaaksysteem van Visma Roxit.

Nadat Visma Roxit aangaf te gaan stoppen met het onderhoud en de verdere ontwikkeling van Green Valley, stonden Equalit en de Roxit-gemeenten voor een interessante uitdaging. Namelijk: samen de opvolger bepalen én zorgen dat het nieuwe systeem bij iedere deelnemer vóór 1 januari 2023 live zou gaan. Dit betekent niet alleen dat de systemen technisch gereed moeten zijn, maar ook dat álle gebruikers binnen de gemeentelijke organisaties meegenomen zijn in de aankomende veranderingen. De voorkeur ging uit naar één generiek systeem voor ál die deelnemende partijen, waarbij elke gemeente vervolgens wel in een eigen variant van dat systeem werkt die aansluit bij specifieke wensen van de deelnemer. Standaard waar mogelijk, maatwerk waar nodig.  

Urgentie Creëren
“Het implementeren van een zaaksysteem is niet zomaar iets”, stelt Niels van Gunst van adviesbureau Möbius. Als overkoepelend projectleider leidt hij dit project vanaf de start in goede banen. “Als je dit gaat doen, moet je het goed doen. Met oog voor landelijke en lokale ontwikkelingen, processen, informatie en vooral voor de mensen binnen de verandering. Anders ben je binnen de kortste keren terug bij af.” Van Gunst weet waar hij het over heeft. Hij begeleidt regelmatig gemeenten bij complexe veranderingen. “De eerste stap is het creëren van een gezamenlijke visie. Waarom willen we dit? En waarom willen we dit nu? We hebben heel bewust veel tijd aan die voorfase besteed. Je wilt een gevoel van urgentie creëren, zodat mensen echt snappen waarom we dit doen.”

Het resultaat van die inspanning was een gezamenlijke visie waarin de vier deelnemende gemeenten samen met Equalit kraakhelder verwoorden hoe het nieuwe systeem de dienstverlening en de bedrijfsvoering gaat optimaliseren en – zeker zo belangrijk – hoe de gemeenten straks digitaal willen samenwerken. Intern, met elkaar. Maar ook met inwoners, bedrijven, ketenpartners en medewerkers. Wat in eerste instantie een vervangingsproject was, transformeerde dan ook al snel in een project over de toekomst van digitale samenwerking (DSW).

Onegov 365
Toen de wensen duidelijk waren, kon daar een geschikt systeem bij gezocht worden. Uiteindelijk viel de keuze op zaaksysteem Onegov 365 van ilionx, een IT-bedrijf met vestigingen in heel Nederland dat veel in overheidsland werkt. De Bossche vestiging van ilionx stond aan de wieg van zaaksysteem Onegov 365. Het pakket biedt alles wat je nodig hebt om complexe werkprocessen af te handelen, informatiestromen te configureren, en alle mogelijke autorisatiestructuren in te richten.

Onegov 365 is bovendien volledig ontwikkeld met bouwblokken uit de gereedschapskist van het Microsoft 365 platform, waardoor het zich probleemloos laat integreren met andere producten van Microsoft zoals Teams. Ook in dat deel van het Microsoft-portfolio is ilionx thuis. “Zaaksystemen draaien om structuur en ordening”, legt Product Owner Remco van Beek van ilionx uit. “Maar niet alles is een zaak. Je kan niet álles maar in je zaaksysteem frotten, dat werkt niet lekker. Wij zien Teams en de andere producten van Microsoft dan ook als een hele goede aanvulling op het zaaksysteem. De gemeenten leggen hiermee een prima basis om digitaal samenwerken beter te kunnen vormgeven.”

Goede structuur
Toen de visie eenmaal kristalhelder geformuleerd was, het pakket gekozen en iedereen de kansen zag, kon het nieuwe zaaksysteem uitgerold worden. Daarbij was het in de eerste plaats zaak om te zorgen dat Equalit, leverancier ilionx en de vier deelnemende gemeentelijke organisaties soepel met elkaar samen konden werken en – vooral – knopen konden doorhakken. Want hoewel de overkoepelende visie helder was, moesten er op organisatieniveau voortdurend kleine deelbeslissingen genomen worden. Beslissingen over de benodigde zaaktypen bijvoorbeeld. Of beslissingen over welke rollen toegang hebben tot welke informatie. Daarnaast lopen deelnemers intern tegen vergelijkbare uitdagingen aan, zoals het meenemen van stakeholders of het geven van trainingen. Sandra Feiter, projectmanager bij ilionx: “De belangrijkste tip bij dit soort implementaties is dat je moet zorgen dat je een goede structuur opzet voor de besluitvorming, liefst op zo’n manier dat je iedereen in de organisatie meeneemt én tegelijk snelheid behoudt.”

Korte lijnen
Er werd veel gevraagd van de projectgroep. “Je moet niet vergeten dat dit een heel complex project is”, benadrukt Remco van Beek. Hij geeft een voorbeeld. “Een zaaksysteem koppelt met allerlei andere systemen. Alle koppelingen die in het oude Green Valley Zaaksysteem zaten, moesten over naar de nieuwe omgeving. Daardoor hadden we te maken met wel veertig verschillende koppelvlakken. Dat is écht heel veel.” Zijn collega, projectmanager Sandra Feiter vult hem aan: “Omdat het een generiek systeem is, moet je over heel veel zaken gezamenlijke besluiten nemen. Vooral in het begin was dat best uitdagend voor het team. Je moet goed nadenken over de manier waarop je zo’n samenwerking opzet.” Daarom wees elke gemeente een eigen projectleider aan die een lokale projectorganisatie inrichtte. De projectleiders treffen elkaar elke week live of via Teams bij een overkoepelend projectleidersoverleg waarin ook mensen van Equalit en leverancier ilionx vertegenwoordigd zijn.

De juiste mensen betrekken
In Hilvarenbeek draagt Informatieadviseur Yvette Kooreman het project. Hoewel de implementatie heel erg klinkt als een IT-project, draait het voor Kooreman primair om mensen en om de manier waarop die willen samenwerken. “Je kunt dit project niet draaien met een clubje IT’ers op afstand van de gebruikers”, stelt ze. Daarom verzamelde ze verschillende experts om zich heen, bijvoorbeeld op het gebied van gegevensbeheer, informatievoorziening en communicatie. Ook betrok ze mensen van iedere afdeling bij de lokale projectgroep.

Kooreman kijkt met veel plezier terug op de voorbije maanden. “In het begin was het even zoeken. Toch merkte ik al snel dat we elkaar in het projectleidersoverleg steeds beter konden vinden. Het werd écht iets van ons samen; hoe zorgen we er sámen voor dat we dit op de juiste manier realiseren. Inmiddels weten we elkaar heel makkelijk te vinden.” Projectleider Niels van Gunst kan dat alleen maar beamen. “Het is geweldig om te zien hoe iedereen gegroeid is ten opzichte van een jaar geleden. Verantwoordelijkheden, gezamenlijke keuzes maken, elkaar helpen bij lokale uitdagingen; het gaat allemaal veel makkelijker. Het is heel mooi als je jezelf overbodig maakt in zo’n project.”

Kooreman: “Tijdens elk projectleidersoverleg komen vijf aandachtsgebieden aan de orde. Zo weten we zeker dat álle deelprojecten besproken worden.” Ook buiten de formele overlegstructuren weten de projectleiders elkaar inmiddels makkelijk te vinden. “We hebben een WhatsApp-groepje”, lacht Kooreman. “Als er dingen mis gaan of als je even de draad kwijt bent, krijg je razendsnel reacties van de anderen. De lijntjes zijn heel kort.”

Stapsgewijs live
Het project gaat stapsgewijs live. Op 14 november 2022 is Oosterhout live gegaan. Daarna volgen Oisterwijk op 28 november, Hilvarenbeek op 5 december en ABG Gemeenten op 12 december. Wanneer het nieuwe systeem aangezet wordt, zijn alle openstaande zaken uit de oude omgeving direct beschikbaar. De stekker wordt niet helemaal uit het oude zaaksysteem getrokken. Op de achtergrond is Green Valley nog beschikbaar, maar alleen om af en toe geraadpleegd te worden, mocht dat nodig zijn.

Joey Geerts was vanuit Equalit als projectleider betrokken bij het DSW-project. Hij kijkt tevreden terug op het project en de resultaten die het heeft opgeleverd. “Dit project is een mooi voorbeeld van goede samenwerking tussen onze deelnemers”, zegt Geerts. “Het is onze ambitie om dit soort initiatieven vaker te faciliteren om zo de digitale samenleving van morgen verder vorm te geven.”

Na 1 januari is het project niet voorbij. Ja, vooruit, de basis van het zaaksysteem staat. Maar het optimaliseren van de Digitale Samenwerking begint dan pas. Digitale Samenwerking reikt immers verder dan het zaaksysteem; DSW gaat over de cultuur waarin je met elkaar werkt in en aan een systeem. Niels van Gunst: “Er ligt nu een heel goed fundament om door te ontwikkelen. Nu kan elke deelnemer verder… Ze zitten zelf aan het stuur.”

Terug naar het Blog overzicht