On- en offboarden
medewerkers Gemeente
Oosterhout.
Het geautomatiseerd on- en offboarding proces
van equalit zorgt voor veel efficiëntie.
Zodra medewerkers in dienst of uit dienst gaan moet er veel geregeld worden, denk aan: inlogcodes voor je digitale werkplek, een bureau, toegangspasjes, rechten tot de juiste mappen en applicaties. Wij hielpen de gemeente Oosterhout met automatiseren van dit proces via ons Self Service Portal.
De vraag
De afdeling P&O van de gemeente Oosterhout wilde graag een snel en foutloos on- en offboarden proces zodat alles voor een nieuwe medewerker geregeld is. Hoe fijn is het dat op je eerste werkdag bij je nieuwe werkgever alles is geregeld: Je kunt inloggen op je werkplek, je kunt printen, hebt toegang tot de juiste applicaties en zelfs je visitekaartjes liggen klaar.Startpunt en analyse
Bij het hele traject is het uitgangspunt een tevreden nieuwe medewerker die op zijn eerste werkdag met goed gevoel naar huis gaat. Want, alles om goed te kunnen werken is geregeld. Samen met de afdeling P&O, Facilitair en Functioneel Beheer hebben we het huidige proces in kaart gebracht. Met behulp van de LEAN methodiek is een nieuw proces ingericht in ons Self Service Portal. Hierbij stonden de volgende uitgangspunten centraal:
Eenvoudig on- en offboarden
Voor managers is het een eenvoudige handeling om medewerkers te on– en offboarden. Deze handeling mag maximaal 5 minuten tijd kosten.
Standaardisatie
Er is een proces voor de gehele organisatie. Via een gestandaardiseerd formulier worden aanvragers door het proces on- en offboarden geleid.
Processen automatiseren
Door verschillende processen aan elkaar te koppelen in het portaal kunnen er geen stappen worden overgeslagen.
Samenwerken
Vanuit onze gezamenlijke ambitie om samen te werken en kennis te delen is deze oplossing ook in te zetten bij andere deelnemers. Inmiddels werken we ook met de Gemeente Loon op Zand, Oisterwijk en Woensdrecht aan de oplossing voor het on- en offboarden van medewerkers.
Onze aanpak
Om een goed beeld te krijgen van de huidige situatie zijn we nagegaan hoe on- en offboarding proces ingericht was. Door goed door te vragen hebben wij in kaart kunnen brengen wat de behoefte is. Op basis daarvan hebben wij een eerste opzet gemaakt voor het nieuwe proces. Dit bleek de goede richting te zijn en dus konden we verder met de technische inrichting in het Self Service Portal. Tijdens het proces is regelmatig afstemming geweest met de betrokkenen. Met als resultaat een nieuw geautomatiseerd on- en offboard proces.Onze oplossing
De Equalit Self Service Portal stelt medewerkers in staat om eenvoudig, snel, overal en altijd ICT-zaken te regelen. Naast het on- en offboarden van medewerkers is het mogelijk om volledig geautomatiseerd: hardware, software en managementrapportages aan te vragen.
Resultaat
Dankzij het geautomatiseerd on- en offboarding proces heeft de gemeente Oosterhout de volgende resultaten behaald:
