Skip to main content
Case overzicht

Zaaksysteem helpt Gemeente Hilvarenbeek

Zaakgericht werken helpt om slimmer, sneller en efficiënter te werken.

Om zaakgericht werken optimaal te ondersteunen, koos de gemeente Hilvarenbeek voor het zaaksysteem van Green Valley. De gemeente werkte binnen dit project nauw samen met buurgemeente Oisterwijk en implementatiepartner Equalit.

De vraag

De gemeente Hilvarenbeek heeft digitalisering hoog op de agenda staan en zet al sinds 2009 gericht stappen richting optimale digitale dienstverlening. Zaakgericht werken speelt daarin een belangrijke rol. Zaakgericht werken is een manier van werken die zich richt op het goed en transparant afhandelen van zaken. Het zaaksysteem is software die deze manier van werken ondersteunt. Zaaksystemen bieden functionaliteit voor het gestroomlijnd registreren, afhandelen en monitoren van zaken. Door de gemeenten die aan Equalit deelnemen, is unaniem voor het zaaksysteem van Green Valley gekozen. Samen met Oisterwijk was Hilvarenbeek een van de eerste Equalit-deelnemers die met het systeem aan de slag is gegaan. Equalit ondersteunde de twee gemeenten daarbij. 


Uitgangspunten

Er bestaan verschillende oplossingen die als zaaksysteem ingezet kunnen worden. Het Green Valley Zaaksysteem waar de Equalit-deelnemers voor kozen, voldeed aan een aantal specifieke voorwaarden:

Makkelijk in gebruik

Voor medewerkers moet het zaaksysteem makkelijk in gebruik zijn.

Inzicht

Het zaaksysteem moet inzicht geven in management informatie om gericht te kunnen sturen. 

Standaarden

Het zaaksysteem moet passen binnen huidige ICT-architectuur en eenvoudig zelf in te richten zijn op basis van KING standaarden.

Samenwerken

Samenwerking is een belangrijke rode draad binnen dit project. Hilvarenbeek werkte in het kader van dit project heel nauw samen met buurgemeente Oisterwijk. Oisterwijk, ook deelnemer aan Equalit, ging tegelijk met Hilvarenbeek live. “Naast Oisterwijk zijn alle Equalit-deelnemers meegenomen bij het inrichten van de processen in het systeem. Samenwerken binnen dit verband stelt ons in staat te innoveren, de reden dat we ingestapt zijn. Hoewel het dan nóg best spannend en ongemakkelijk kan zijn om voor de troepen uit te lopen en te innoveren, zoals wij samen met Oisterwijk gedaan hebben binnen dit project.”

 

Ook de samenwerking met Equalit zelf verliep goed. “Je streeft samen naar één doel. En daar hebben we samen keihard voor gewerkt. Met succes.” Vermeer is blij met de ervaring die Equalit opgedaan heeft in gemeenteland. “Je merkt dat Equalit geen standaard marktpartij is. Ze beschikken over heel veel kennis van de gemeentewereld. Dat merk je tijdens het project en je ziet het aan de resultaten die ze behalen.”

Flinke stap vooruit 

De gemeente Hilvarenbeek werkt al geruime tijd zaakgericht. “Voorheen gebruikten we Corsa, een ander systeem voor het beheren van alle documenten rondom bepaalde zaaktypen. We combineerden Corsa met enkele andere systemen.” Aan het woord is Sandra Vermeer. Als afdelingsmanager Dienstverlening staat Vermeer aan het hoofd van alle afdelingen met in- en extern klantcontact. De oude combinatie van systemen voldeed niet meer. Met de keuze voor Green Valley zet de gemeente een flinke stap vooruit op het gebied van procesoptimalisatie en klantvriendelijkheid. “De gegevens die in een gegevensmagazijn zitten, kunnen we meervoudig gebruiken. We kunnen nu slimme verbindingen en koppelingen maken waardoor we gegevens nog maar één keer in hoeven te voeren. Tot voor kort kon het gebeuren dat je dezelfde gegevens drie, vier keer in moest voeren. Dat is nu niet meer nodig.” 

 

Omdat Hilvarenbeek al zaakgericht werkte, bleef de implementatie beperkt tot een nieuw systeem. Medewerkers hoefden geen andere manier van denken of werken aan te leren. Toch was het een behoorlijk project voor de gemeente. Vermeer: “We wilden in één keer over met 400 zaaktypen. Daarmee wilden we voorkomen dat collega’s alsnog meerdere systemen naast elkaar moesten gebruiken. Als je in meerdere systemen moet werken, ontstaat er irritatie en frustratie. Deze schaalgrootte kom je echter niet bij veel Nederlandse gemeenten tegen.”

 

De technische implementatie van het Green Valley Zaaksysteem verliep soepel. Het systeem ging op 1 juli 2016 live, net voor de zomervakantie. Vermeer is content met het nieuwe systeem. “Het zaaksysteem biedt allerlei voordelen”, vertelt ze. “Alle informatie is nu terug te vinden in één enkel systeem. Daardoor is het bijvoorbeeld veel makkelijker om specifieke informatie te vinden. Dat is heel prettig wanneer burgers naar de status van hun zaak vragen. We willen mensen straks ook in staat gaan stellen om met hun DigiD in te loggen bij MijnOverheid om vervolgens de status van hun eigen zaken in te kunnen zien. Daarnaast is het makkelijker geworden om management informatie uit het systeem te halen en gericht te sturen. Je ziet bijvoorbeeld precies wat de doorlooptijd van een zaak is en of de zaak binnen de (wettelijke) termijn is afgehandeld. Het draagt allemaal bij aan het leveren van goede digitale dienstverlening.”

Onze oplossing

Bij de gemeente Hilvarenbeek heeft Equalit het Green Valley Zaaksysteem technisch geïmplementeerd. De oplossingen van Green Valley worden door meer dan 150 (semi)overheidsorganisaties gebruikt.  

Het Green Valley Zaaksysteem is relatief eenvoudig in te richten. Daarnaast kan het zaaksysteem makkelijk gekoppeld worden met back-office systemen of websites. 

Equalit ondersteunde de gemeente met het inrichten van het systeem en zorgde bovendien dat medewerkers wisten hoe het systeem gebruikt moest worden. 

 

Resultaat

Dankzij het zaaksysteem heeft de gemeente Hilvarenbeek de volgende resultaten behaald: